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Datenschutz-Information für Bewerbende beim Universitätsklinikum Frankfurt
Diese Datenschutzerklärung dient zur Erfüllung der nach Artikel 13 EU DSGVO geforderten Informationspflicht bei Erhebung von Daten der betroffenen Personen bei einer Bewerbung beim Universitätsklinikum Frankfurt (kurz: UKF).
Name und Anschrift des Verantwortlichen
Universitätsklinikum Frankfurt
Theodor-Stern-Kai 7
60590 Frankfurt am Main
T +49 69 63 01 -0
F +49 69 63 01 -6301
Internet: www.kgu.de
Datenschutzbeauftragte/r
Universitätsklinikum Frankfurt am Main
Theodor-Stern-Kai 7
60590 Frankfurt am Main
Bei Anfragen oder Beschwerden zum Datenschutz können Sie sich mit den Datenschutzbeauftragten des Universitätsklinikum Frankfurt in Verbindung setzen.
Datenschutz@kgu.de oder elke.stueve@ukffm.de
Information zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Bewerbung
Vielen Dank für Ihr Interesse, ein Teil unseres multiprofessionellen Teams am Universitätsklinikum Frankfurt zu werden. Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Daher informieren wir Sie, gemäß den einschlägigen Datenschutzvorschriften, über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten im Rahmen der Online- und Initiativbewerbung.
Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Im Zuge Ihrer Online-Bewerbung sowie Bewerbung in schriftlicher Form werden von Ihnen Daten an uns übermittelt, welche im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von uns genutzt werden. Bei Nutzung des Bewerbungsformulars werden insbesondere die nachfolgend aufgezählten persönlichen Bewerbungsdaten von Ihnen übermittelt und von uns verarbeitet:
Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
Ihre Angaben werden für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verwendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gem. Art.6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO, § 26 Abs. 1; Abs. 8 S. 2 BDSG.
Weiterhin können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich sein sollte. Die Rechtsgrundlage bildet hierfür der Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In den angegebenen Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse an der Verarbeitung.
Ihre Bewerbungsdaten werden direkt an das Dezernat Personal – Referat Recruiting und Arbeitgebermarke übermittelt und selbstverständlich vertraulich behandelt.
Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt werden. Zugriff auf ihre Daten haben alle an dem Bewerbungsprozess beteiligten Entscheiderinnen und Entscheider im Recruiting und den Fachabteilungen. Dies können auch bspw. Chefärztinnen und Chefärzte, die Pflegedienstleitung oder auch Mitarbeitende aus Mitarbeitervertretungen sein.
Insbesondere bei einer Initiativbewerbung kann dies ein größerer Personenkreis sein, weil die Bewerbung sich nicht konkret auf eine Stellenausschreibung bezieht.
Alle Personen, die Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Eine über die beschriebene Nutzung hinausgehende Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten findet nicht statt.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, auch bei Initiativbewerbungen, die nicht zu einer Einstellung geführt haben, spätestens nach 7 Monaten gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen unsererseits entgegenstehen oder Sie uns keine Einwilligung für eine längere Speicherung erteilt haben, z.B. falls Ihre Bewerbung bei einer späteren Stellenausschreibung berücksichtig werden soll.
Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
An welche Empfänger geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?
Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt an von uns beauftragte Dienstleister, v.a. im Rahmen von sog. Auftragsverarbeitungen, die uns im Rahmen des Bewerbermanagements unterstützen. Dies ist insbesondere die Firma softgarden e-recruiting GmbH mit Sitz in Berlin.
Ferner kommt eine Übermittlung an weitere Empfänger, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten, oder an Personen, die zur Berufsverschwiegenheit verpflichtet sind an weitere gesetzlich verpflichtete Empfänger in Betracht.
Das Instagram Plugin in einer Stellenausschreibung leitet Sie auf die Instagram-Karriereseite des UKF weiter. Für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien ist der Betreiber Instagram verantwortlich.
https://help.instagram.com/519522125107875
Das LinkedIn Plugin in einer Stellenausschreibung leitet Sie auf die LinkedIn-Karriereseite des
UKF weiter. Für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien ist der Betreiber LinkedIn verantwortlich.
https://www.linkedin.com/psettings/data-privacy
Das XING Plugin in einer Stellenausschreibung leitet Sie auf die XING-Karriereseite des UKF weiter. Für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien ist der Betreiber XING verantwortlich.
https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
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Ihre Daten werden nicht an einen Drittstaat außerhalb der Europäischen Union übermittelt.
Rechte
Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Stand: Dezember 2023
Anhang A
Personenbezogene Daten
Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person”) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Verarbeitung
Jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Einschränkung der Verarbeitung
Die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
Verantwortlicher
Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so können der Verantwortliche beziehungsweise die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.
Auftragsverarbeiter
Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
Dritter
Eine natürliche oder Juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
Einwilligung
Der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
Anhang B
Nachfolgend klären wir Sie über Ihre Betroffenenrechte gemäß Art. 15 DSGVO auf. Diese Rechte können Sie jederzeit wahrnehmen und sich deswegen direkt an uns wenden. Sofern Sie diese Rechte uns gegenüber einfordern, werden wir diese eingehend unter Berücksichtigung der damit im Zusammenhang stehenden gesetzlichen Anforderungen und Auflagen prüfen. Hierzu werden wir ggf. weitere Informationen von Ihnen erfragen. Die Ergebnisse unserer Prüfung sowie unser Vorgehen zur Erfüllung Ihrer Anfrage werden wir Ihnen ausführlich erläutern. Dies soll Sie nicht davon abhalten, Ihre Rechte uns gegenüber einzufordern, oder bei uns diesbezüglich nachzufragen. Gerne werden wir Ihnen alle Ihre Nachfragen beantworten.
(1) Recht auf Auskunft
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, von uns jederzeit Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten zur Ihrer Person von uns verarbeitetet werden. Dies beinhaltet auch Angaben zu den Zwecken der Verarbeitung, ggf. zu Empfängern, denen gegenüber wir Daten von Ihnen offengelegt haben, die geplante Speicherdauer und ggf. Angaben zur Herkunft dieser Daten, sofern wir diese nicht direkt bei Ihnen erhoben haben sollten.
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf eine einmalige kostenfreie Kopie Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Für die Erstellung folgender Kopien behalten wir uns das Recht vor, eine angemessen Verwaltungsgebühr zu erheben.
(2) Recht auf Berichtigung
Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, von uns die Berichtigung von unzutreffenden Daten, die wir zu Ihrer Person gespeichert haben, zu verlangen. Dies beinhaltet auch das Recht auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten.
(3) Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns die Löschung von Daten, die wir zu Ihrer Person gespeichert haben, zu verlangen. Sofern wir Daten von Ihnen veröffentlicht haben sollten, fällt hierunter auch unsere Verpflichtung, im Rahmen des „Rechts auf Vergessenwerden” gemäß Art. 17
Abs. 2 DSGVO unter Berücksichtigung verfügbarer Technologie und der Implementierungskosten Ihren Löschwunsch alle Links zu diesen Daten sowie Kopien bzw.
Replikationen dieser Daten betreffend an weitere für die Verarbeitung dieser veröffentlichten personenbezogenen Daten Verantwortliche weiterzuleiten.
(4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung von Daten, die wir zu Ihrer Person gespeichert haben, zu verlangen. Danach ist eine Verarbeitung dieser Daten nur noch mit Ihrer Einwilligung oder zu wenigen, gesetzlich festgelegten Zwecken möglich.
(5) Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen. Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Über Ihren Werbewiderspruch können Sie uns über die oben aufgeführten Kontaktwege informieren.
(6) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn uns gegenüber ausgesprochen haben.
7) Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Daten zu Ihrer Person, die Sie uns bereitgestellt haben, von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zum Zweck der Übertragung zu einem anderen Verantwortlichen zu erhalten. Dies beinhaltet auf Ihren Wunsch hin und unter Berücksichtigung der vorhandenen technischen Möglichkeiten auch die direkte Übertragung von uns zum anderen Verantwortlichen.
(8) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 13 DSGVO das Recht, sich jederzeit bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz über unsere Verarbeitung von Daten zu Ihrer Person zu beschweren.
(9) Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Sie haben das Recht, Auskunft über das Bestehen einer automatisierten
Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person zu erhalten.